Cuando en la empresa empezamos a notar que la acumulación de papeles es un problema, empezamos a buscar soluciones prácticas, muchos consideran el alquiler de un mini almacén para tener más espacio y archivar en orden, pero al final es un dinero desperdiciado si la información contenida no tiene ninguna utilidad, por ello, existe la posibilidad del servicio de destrucción de documentos, un procedimiento que se puede aplicar siempre que se cumpla con los términos legales establecidos.

Hay que recordar que los datos confidenciales que contengan información fiscal y registros contables, deben tener un periodo mínimo de almacenamiento en caso de que se realice una auditoría, por lo general, por un mínimo de dos años, pero incluso puede extenderse según la situación de la empresa.

Recomendamos que la decisión de destruir datos confidenciales de la empresa no se tome a la ligera, en primer lugar, para evitar sanciones pecuniarias o incluso demandas que lleven incluso a la privación de libertad, pero en el caso de que toda operación esté bajo las restricciones legales, es importante que la destrucción sea efectiva.

Razones para eliminar papeles

1.- Necesidad de espacio: de qué sirve tener los registros o archivos financieros del año 2004 en la actualidad, por ejemplo. Salvo que la ley contemple alguna norma en donde el tipo de documento deba prevalecer en el tiempo, es una información obsoleta, que carece de relevancia y de peso para una investigación, por lo tanto, está ocupando un espacio que puede servir para otros archivos actualizados.

2.- Mayor seguridad: bien sea en físico o digital los datos empresariales pueden ser robados y alterados por terceros, bien sea por una mala interpretación o por hackers informáticos que pretendan sacar algún provecho de la situación. Se sentirá más tranquilo si no hay riesgos de que violen o accedan a información privada.

3.- Ahorrar dinero: si está pagando un espacio de alquiler para archivar papeles viejos, permítame ser sincero, está perdiendo su dinero, de nada vale guardar carpetas y carpetas llenas de contenido que hoy usted olvidó y no necesita, invierta ese dinero en otra actividad o aumente incluso la utilidad anual de la compañía.